5 ways your phone system can deliver personalized customer service

A common corporate fear: offering inferior customer service.
Avec les possibilités d’automatisation de plus en plus répandus, les attentes des client(e)s sont plus grandes que jamais. Mais les systèmes de téléphonie d’entreprise offrent de plus en plus d’outils pour permettre un personalized customer service.

For many years cloud phone systems (communément appelé IP ou VoIP) permettent plus de flexibilité et d’abordabilité aux entreprises, offrant ainsi une grande capacité à gérer la clientèle sans coût excessif. À cela, s’ajoute désormais une foule d’outils d’intégration et d’automatisation qui permettent d’offrir des expériences client personnalisées.

At Allesi, we offer solutions that enable companies to personalize their customer services by integrating their telephone system with management softwareand work tools etc. This improves contact with customers by providing rapid access to their information and directing them to the most qualified agents.

Here, then, are 5 ways your phone system can deliver personalized customer experiences:

1. Real-time access to customer information

CRM integration with your telephone system

Tout d’abord, qu’est-ce qu’un CRM?
A CRM (Customer Relationship Management) est un logiciel de gestion des relations avec les clients. Il s’agit d’un ensemble de pratiques, de stratégies et de technologies utilisées par les entreprises pour gérer et analyser les interactions et les données des clients tout au long de leur cycle de vie. Ceci a pour but d’améliorer et d’accroître leur satisfaction, de les fidéliser et, finalement, de stimuler les ventes. Un CRM software permet aux entreprises de centraliser les informations sur les clients, d’automatiser les processus de vente, de marketing et de service client, et de faciliter la communication et la collaboration au sein de l’entreprise.

Chaque interaction est notée et mise à jour en temps réel. Les agents ont donc accès à l’historique et aux préférences des clients, ce qui leur permet d’anticiper leurs besoins et de répondre plus rapidement. Chez Allesi, nos solutions permettent une seamless integration with CRM systems popular as Zoho, Salesforce and HubSpotThis makes it easy to track and manage customer interactions in real time.

Features	Advantage
CRM integration	Réduction des silos d’information, vue d’ensemble des interactions clients
Intelligent telephone system	Anticipating customer needs, customizing services
Real-time management	Greater responsiveness, improved customer satisfaction
Access to customer information	Garder l’historique à jour grâce à l’intégration de votre téléphonie avec un CRM

2. Intelligent call routing

Call routing is a process that allows you to automatically steer incoming calls to the appropriate agents or departments according to predefined criteria such as skillsthe availability or the customer information.

Guaranteed connection to the most qualified agents

Thanks to the intelligent call routingIn this way, companies can route calls directly to agents with the specific skills required. For example, the skill-based routing system allows you to configure skill levels for each agent, according to criteria such as product knowledge, spoken language and problem-solving skills. This guarantees personalized support and increased customer satisfaction.

Réduction des temps d’attente

Intelligent call routing also contributes to reduce waiting time avoiding unnecessary transfers. For example, our solutions offer several routing strategies, such as simultaneous, linear and time-based routing, which enable calls to be routed quickly and efficiently.

Several routing tools for outstanding customer service

Our solutions permettent aussi un routage d’appels intégrées avec des CRM, facilitant une gestion fluide des interactions clients. Le système peut être configuré pour diriger les appels en fonction des compétences des agents, des besoins spécifiques des clients, et des priorités définies par l’entreprise.

Que dire aussi du routage temporel. Cet outil permet de configurer des règles de routage détaillées, assurant que les clients soient toujours dirigés vers les agents les plus qualifiés disponibles. En plus, ceci de surveiller et d’analyser les performances du routage des appels pour continuellement améliorer l’efficacité opérationnelle​.

Features	Advantage
Skill-based routing	Connect customers to the most qualified agents for rapid problem resolution
Time-based routing	Gestion des appels selon l’heure et le jour, maximisation de la disponibilité des agents
CRM integration	Réduction des silos d’information, vue d’ensemble des interactions clients

3. Personnaliser l’accueil téléphonique pour améliorer l’expérience client

Avoir les informations des clients à portée de main n’est qu’une des façons de les valoriser. Mais avec la téléphonie Allesi, vous pouvez personnaliser les messages de répondeur pour que chaque client se sente spécial, même lorsque vous ne pouvez pas répondre immédiatement.

Vos clients comprendront que vous n’offrez pas un service 24/7, mais il est essentiel que vos répondeurs fournissent toutes les informations nécessaires, même lorsque vous êtes fermé. Cela inclut un message de bienvenue, les horaires d’ouverture, une explication de votre indisponibilité, des réponses aux questions fréquentes, une invitation à laisser un message, et des remerciements pour leur appel.

Les plateformes de nos fournisseurs téléphoniques Bicom et Yeastar permettent également de personnaliser la musique d’attente, ajoutant une touche qui résonne à la fois avec vos clients et votre entreprise. Par exemple, une clinique médicale peut choisir une musique apaisante pour rassurer les patients en attente, tandis qu’un hôtel peut opter pour une musique élégante reflétant son ambiance. Un cabinet d’avocats pourrait sélectionner une musique classique pour évoquer la sophistication et la fiabilité, tandis qu’une entreprise de construction pourrait choisir une musique énergique pour refléter son engagement et son dynamisme.

Why personalize your telephone greeting?

La personnalisation de votre système téléphonique ne se limite pas à améliorer l’expérience client. Elle joue également un rôle crucial dans la perception globale de votre entreprise. Un système téléphonique bien personnalisé peut:

Renforcer l’image de marque: Chaque interaction, même à travers un répondeur ou une musique d’attente, est une opportunité de renforcer votre image de marque. Choisissez des messages et des musiques qui reflètent vos valeurs et votre professionnalisme.

Improving customer satisfaction: En fournissant des informations claires et utiles dès le premier contact, vous réduisez la frustration et améliorez la satisfaction client. Les clients apprécient d’être informés des horaires d’ouverture, des raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas répondre, et de savoir qu’ils peuvent laisser un message pour être rappelés.

Augmenter l’efficacité de la communication: Des scripts d’appels adaptés et des messages de répondeur personnalisés peuvent guider les clients de manière plus efficace, réduisant ainsi le nombre de questions répétitives et libérant du temps pour traiter des demandes plus complexes.

Promoting a consistent customer experience: En utilisant des plateformes comme Bicom et Yeastar, vous pouvez assurer une expérience client cohérente sur tous les points de contact. Que le client appelle pendant ou en dehors des heures d’ouverture, il recevra toujours une communication de haute qualité qui reflète votre engagement envers eux.

Adapted resources and training: Chez Allesi Telecom, nous offrons des formations continues pour nos équipes afin de maximiser l’utilisation des technologies Bicom et Yeastar. Cela garantit que chaque membre de notre équipe est bien équipé pour personnaliser les interactions client et offrir un service exceptionnel.

4. Automation and customer support IA

L’artificial intelligence has revolutionized customer support management. Visit chatbots and virtual assistants simplify interactions and help resolve common problems quickly. At Allesi, we offer advanced solutions to automate and improve your customer support.

Using chatbots and virtual assistants

Les chatbots et assistants virtuels répondent instantanément aux questions fréquentes, réduisant ainsi la charge de travail des employés humains. Ces outils assurent une assistance disponible 24/7, augmentant l’efficacité et la réactivité du support client. Par exemple, notre fournisseur Yeastar offers chatbot functionalities integrated into their IP telephony systems, enabling fast, fluid interaction with customers.

Simplifying the resolution of common problems

Automatiser les appels et intégrer des systèmes avancés permet de centraliser et de suivre l’ensemble des interactions avec les clients. Cela accélère les réponses tout en orientant les questions plus complexes vers les experts appropriés. Notre partenaire Bicom Systems propose des solutions d’automatisation qui facilitent la gestion des interactions clients, assurant une résolution rapide et efficace des problèmes courants​​. Leurs systèmes permettent de gérer les interactions clients de manière plus efficace, en redirigeant les appels et en fournissant des réponses instantanées aux questions fréquentes.

Yeastar propose également des outils avancés pour l’automatisation du support client. Leurs systèmes de téléphonie IP incluent des fonctionnalités de chatbot et d’assistants virtuels, facilitant une interaction rapide et personnalisée avec les clients. Yeastar permet aussi l’intégration de ces outils avec des CRM pour un suivi précis et une gestion centralisée des interactions​​.

Advantages of chatbots and virtual assistants

Advantage	Description
Instant answers	Provide immediate solutions to common problems 24/7
Reduced workload	Ease the pressure on human agents, allowing them to concentrate on more complex tasks
Call automation	Améliorer l’efficacité des communications et la satisfaction des clients en les dirigeant vers les agents adéquats

En utilisant les solutions d’automatisation de nos partenaires Bicom et Yeastar, les entreprises peuvent offrir un support client de haute qualité, améliorer l’efficacité opérationnelle et garantir une satisfaction client accrue. Ces outils permettent de mieux comprendre et anticiper les besoins des clients, transformant chaque interaction en une opportunité d’amélioration et de fidélisation.

5. Integrate to innovate

Chez Allesi, nous savons que les données sont au cœur de chaque expérience client personnalisée, c’est pourquoi les intégrations sont si cruciales. Vos représentants du service client et des ventes n’ont tout simplement pas le temps de basculer entre plusieurs plateformes lorsqu’ils parlent à des clients ou des prospects.

Il est bien plus facile de fournir une expérience client parfaitement personnalisée si vos agents disposent de toutes les informations pertinentes au même endroit, sans silos d’information pouvant entraîner des erreurs. C’est là que les intégrations de nos solutions de téléphonie font toute la différence.

Allesi offers seamless integration with CRM and the world's most popular support software, including Zoho, Salesforce, HubSpotand Microsoft Teams, Outlookand Google Workspace. Cela permet à vos équipes en contact avec les clients d’accéder aux informations clients en quelques secondes, assurant une fluidité et une efficacité accrues dans la gestion des interactions.

Exemples d’intégrations qui personnalisent le service client

1. Zoho CRM: Intégrez notre système téléphonique avec Zoho CRM pour afficher automatiquement les informations du client lorsque celui-ci appelle. Vos agents peuvent voir l’historique des interactions, les préférences, et les besoins spécifiques du client, assurant ainsi une réponse rapide et personnalisée.
2. Salesforce: By integrating Salesforce, your teams can access customer data and sales records in real time during a call. This enables them to provide immediate, relevant solutions, improving customer satisfaction and loyalty.
3. HubSpot: L’intégration avec HubSpot permet de synchroniser les communications téléphoniques avec les activités de marketing et de vente. Les agents peuvent suivre le parcours client, comprendre les campagnes qui ont eu un impact, et adapter leurs interactions en conséquence.
4. Microsoft Teams: Integrating our system with Microsoft Teams makes it easy for your teams to collaborate, even remotely. Calls can be transferred between teams with all contextual information, ensuring a smooth transition and continuity in customer service.
5. Outlook and Google Workspace: Synchronisez les contacts et les calendriers pour gérer les rendez-vous et les suivis de manière efficace. Les agents peuvent envoyer des e-mails de suivi directement après un appel, planifier des rappels, et s’assurer que toutes les communications sont alignées.

And a little extra for you!

Un petit bonus qui aide à la personnalisation, c’est de rencontrer vos client(e)s (et vos employé(e)s) là où ils sont. Une omnichannel strategy est donc indispensable pour satisfaire tous les types de client(e)s. Avec nos solutions de téléphonie, vous pouvez adapter votre stratégie en utilisant des canaux pour personnaliser l’expérience client et les rencontrer là où ils se trouvent.

Imagine a company where every customer interaction is seamlessly integrated, whether by phone, SMS, MMS, email or cat. With a omnichannel IP telephony strategy, vos équipes peuvent gérer toutes ces communications depuis une plateforme unique, offrant une expérience fluide et cohérente à vos clients. Cette intégration permet de répondre rapidement et efficacement aux besoins des clients, d’améliorer la satisfaction et de renforcer la fidélité.

Cette flexibilité est cruciale pour vos employés. Avec de plus en plus d’entreprises adoptant le travail hybride et à distance, vos équipes en contact avec les clients peuvent travailler depuis différents bureaux, localisations, voire pays. Mais grâce à des fonctionnalités comme le routage des appels, les messages de répondeur personnalisés et les notes d’appel contextuelles, votre équipe peut travailler en cohésion et accéder aux informations les plus récentes.

En plus du partage d’informations, nos partenaires Bicom et Yeastar permettent à votre équipe de mieux travailler à distance avec des fonctionnalités comme le transfert d’appels assisté, qui permet aux agents de transmettre le contexte avant de transférer les appels en direct.

Conclusion

Investing in a intelligent telephone system constitue une stratégie efficace pour améliorer le service client . Grâce au routage des appels, les clients parlent vite à un expert. Cela diminue le temps d’attente et résout les problèmes rapidement. L’efficacité de l’entreprise s’améliore, tout comme la satisfaction des clients.

Les liens avec les CRM et autres logiciels aident les agents à connaître les détails importants. Leur travail devient plus simple sans différentes sources d’infos. Ainsi, ils peuvent offrir un service plus ajusté et complet. Les interactions avec les clients gagnent en qualité.

Les nouveautés comme la téléphonie Internet et l’IA changent la donne. Elles rendent les contacts mémorables et renforcent les liens avec les clients. Ces avancées aident les entreprises à se démarquer. Elles offrent une expérience client exceptionnelle. Tout cela montre que posséder un intelligent telephone system is crucial.

FAQ

How can an intelligent telephone system deliver personalized customer experiences?

Grâce à diverses technologies comme l’IA, un intelligent telephone system personnalise le service client. Il s’intègre avec des CRM to improve interactions. This makes conversations more effective and strengthens loyalty.

Quels sont les avantages de l’intégration CRM avec un système téléphonique?

L’intégration avec le CRM offer in real time customer information. This improves the way we manage customer relationships. Better management ensures more personalized exchanges.

Comment le routage intelligent des appels optimise-t-il l’expérience client ?

Le routage intelligent dirige les clients vers les agents les plus appropriés. Cela diminue les temps d’attente et résout plus de problèmes dès le premier contact. Ainsi, l’expérience client s’améliore.

How can IP telephony technology help personalize customer interactions?

IP telephony tracks customer preferences to create detailed profiles. This personalizes interactions. Responses are more in line with customer needs.

How does IP telephony technology improve customer satisfaction?

Elle améliore le service en rendant les agents plus performants. La continuité du service s’en trouve renforcée. Ceci mène à une satisfaction client bien meilleure.

En quoi l’automatisation et le support client IA peuvent-ils simplifier la gestion des interactions ?

L’automatisation via les chatbots makes it easier to deal with routine queries. It lightens agents' workloads. It also ensures answers at all times, without interruption.

Comment l’analyse des interactions client peut-elle améliorer le service ?

It helps us better understand our customers' needs. As a result, we adapt our communication methods to provide a more personalized service. This makes service more efficient.

Pourquoi l’intégration des systèmes est-elle cruciale pour éviter les silos d’informations ?

L’intégration relie les infos à travers les départements rapidement. Cela élimine les barrières d’infos. On répond mieux et plus vite aux besoins des clients.

What are the advantages of advanced telephone solutions for customer service?

Les outils avancés rendent le travail d’équipe plus simple. Ils centralisent la gestion des interactions. Les communications sont plus fluides et l’accès aux infos est immédiat.

Comment l’IA peut-elle optimiser l’expérience client ?

L’IA personnalise chaque interaction grâce à des algorithmes. Elle anticipe les besoins futurs des clients. Cela rend le service client plus attentif et prédictif.